Salesforce資料導出。一個可靠的備份和恢復工具

你的組織是否使用Data Export來備份你的Salesforce資料?雖然Salesforce建議使用第三方備份解決方案,但根據Gearset的《2021年Salesforce DevOps狀況》報告,超過30%的企業仍然使用Data Export或類似的工具來備份他們的Salesforce組織。

在這篇博客中,我們將討論什麼是Salesforce資料導出,它的用途、限制以及在Salesforce中導出資料的不同方法。

什麼是Salesforce中的資料導出服務?

Salesforce資料導出服務是一種功能,它允許您從您的Salesforce組織中導出資料用於備份。您可以手動或通過計劃導出自動導出您的所有資料。根據您的Salesforce版本,您還可以每週(7天)或每月(29天)生成資料的備份文件。每月導出功能是免費的,在除Database.com之外的所有Salesforce版本中都可用,而每週導出則在企業版、性能版和無限版中可用。

使用Salesforce資料導出服務,您的組織的資料將被導出到一組逗號分隔值(CSV)文件中,每個文件150MB,並被包含在大約512MB的.zip文件中。如果導出的資料大得多,將創建多個.zip文件。資料導出主要有三個原因:用於備份資料、將資料導入另一個系統和報告。

資料導出服務的重要性

今天的企業要處理的機密資料包括客戶信息、財務報告等。出於法律和監管的原因,公司還需要安全地將其關鍵資料保留很長一段時間。因此,依賴一個單一的資料庫或沒有一個到位的備份策略可能被證明對你的企業是致命的。除了昂貴的財務影響外,資料丟失或不合規會對您的組織產生毀滅性的影響。

Salesforce資料導出服務提供了一種方便的方式來提取記錄以備份資料。這一功能變得更加重要,特別是在Salesforce於2020年7月退役其資料恢復服務之後。資料導出功能允許您導出所有的資料,並單獨安全地存儲它們(使用第三方備份解決方案)。通過安全地備份您的關鍵業務資料,您可以在發生緊急情況時減少資料丟失和停機的風險。

在Salesforce中導出資料的主要方法是什麼?

您可以通過幾種方法從您的Salesforce組織中導出資料,包括Salesforce本地資料導出功能和第三方資料連接器。以下是從Salesforce中提取資料的三種常見方法。

資料導出嚮導

這也被稱為資料導出服務,是Salesforce的原生功能,允許您每週或每月對您的資料進行手動或計劃導出。這種方法準備將您的資料導出到一組CSV文件中。一旦壓縮文件準備就緒,Salesforce將向您發送一封電子郵件,其中有一個下載鏈接。

資料加載器

這是一個由Salesforce開發的客戶端應用程式,需要單獨安裝。資料加載器允許你在Salesforce中執行大量的資料操作,如導入、導出或刪除。你可以通過用戶界面或生成命令行來運行該應用程式(僅適用於Windows)。命令行可用於自動化資料導出過程或通過API與其他系統集成。

Dataloader.io

這是一個基於網絡的應用程式,允許你在Salesforce中批量導入和導出資料(多達10,000條記錄/月)。通過Dataloader.io,你可以更新、插入、上載和刪除標準和自定義對象的Salesforce記錄。它還允許你每小時、每天、每週或每月自動進行資料導出過程。然而,在資料導出完成後,你必須手動下載CSV文件到你的設備。Dataloader.io還允許你編寫自己的Salesforce對象查詢語言(SOQL)查詢。

您可以用什麼格式導出Salesforce資料?

Salesforce資料可以以三種格式導出。CSV、Excel和Google Sheets。

將Salesforce資料導出到CSV和Excel

如上所述,您可以使用Salesforce的本地工具,如Data Loader,將資料提取為CSV文件。如果您的組織有Microsoft Office專業版,您可以使用Microsoft Excel的界面,將資料從Salesforce直接導出到Excel。這個過程不需要中間的CSV文件。

請按照以下步驟,使用Excel的界面將資料從Salesforce導出到Microsoft Excel。

第1步。打開一個新的Excel工作簿。在頂部的下拉菜單中,點擊資料標籤,然後點擊獲取資料。

第2步。點擊獲取資料後,會出現一個下拉菜單。將鼠標懸停在 "來自在線服務 "上,然後點擊 "來自Salesforce對象"。

第3步。一個新的窗口打開。在下一個窗口中,選擇你要連接的環境,並登錄到Salesforce。

第4步。一旦您登錄到Salesforce,您可以在導航窗口中選擇您想提取到Excel的對象。要導出一個以上的對象,請點擊選擇多個項目複選框。單擊 "加載",將資料導出到Microsoft Excel。為了本文的目的,考慮選擇兩個對象(會計和附件)。下載的資料將如下圖所示。

圖片來源:Skyvia

將Salesforce資料複製到谷歌表格

谷歌的Salesforce連接器是一個很好的工具,可以將Salesforce資料導入、更新、刪除或與穀歌表格同步。為了使用這種方法來移動資料,你必須首先安裝Salesforce Connector插件,並與你的Salesforce賬戶連接。

第1步。安裝Data Connector for Salesforce附加組件

  • 在谷歌表格中打開一個新的工作表
  • 從菜單欄的頂部,點擊 "擴展 "選項卡,然後點擊 "附加組件",再點擊 "獲取附加組件
  • 在屏幕右上方的搜索欄中搜索 "Data connector for Salesforce"。
  • 點擊附加組件旁邊的 "添加"。
  • 第二步。連接到您的Salesforce賬戶

  • 在谷歌表格中打開一個新的工作表
  • 從菜單欄的頂部,點擊擴展標籤,然後點擊Salesforce的資料連接器,然後點擊登錄到Salesforce。
  • 單擊 "繼續
  • 點擊 "允許
  • 從下拉菜單中,選擇您要登錄的Salesforce環境
  • 單擊 "授權
  • 使用您的Salesforce憑證登錄
  • 第3步。從Salesforce複製資料到谷歌電子表格

  • 在谷歌表格中打開一個新的工作表
  • 從菜單欄的頂部,點擊擴展標籤,然後點擊Salesforce的資料連接器,然後點擊打開
  • 選擇一個你想執行的選項。
      • 報告。要將現有的Salesforce報告複製到您的電子表格中
      • 導入。使用谷歌的查詢生成器或SOQL從Salesforce導入資料
  • 在搜索欄中輸入你的源報表、對象、字段或過濾器
      • 報告。將您的報表導入到現有的工作表或新的工作表中
      • 導入。添加最多五個源對象、字段和過濾器
  • 點擊獲取資料或完成
  • Salesforce資料導出服務的局限性

    Salesforce資料導出服務允許您導出所有關鍵任務的Salesforce資料以創建備份。然而,在您開始依賴Salesforce本地工具進行備份和恢復策略之前,了解其局限性是至關重要的。

    資料導出允許你每週或每月提取資料,這取決於你的Salesforce版本。但你不能運行每小時或每天的導出,這意味著你有可能失去價值7天的寶貴資料。

    要導出的資料被壓縮成壓縮文件,壓縮文件的數量取決於你導出的資料量。你選擇導出的資料越多,創建的壓縮文件就越多。而且你必須手動下載這些文件,使這個過程變得繁瑣和費時。

    雖然你可以安排導出,但你無法控制何時執行。根據Salesforce的流量,導出可能會被推遲。此外,一旦導出準備就緒,你必須在48小時內下載文件,然後才會被刪除。

    資料導出對於創建資料備份很有用;但是,當涉及到資料恢復或複原時,它在幾個方面有缺陷。Salesforce資料導出並不提供元資料備份。元資料備份對於確保資料能夠被準確和及時地恢復是至關重要的。從導出的資料中恢復需要人工努力、發現、重複資料刪除、使用電子表格等。要進行還原,你必須清楚地知道哪些資料需要被還原,需要在哪裡還原,以何種順序還原,以便保留關係。如果不這樣做,可能會導致不完整的恢復,或者如果加載運行不正確,可能會導致更多的資料丟失或損壞。

    使用Salesforce資料導出服務,沒有簡單的方法來 "比較 "或獲得 "差值",即在你的導出和生產中哪些已經丟失/修改,哪些沒有。也很難恢復記錄和保留主-細或修復-查詢關係,這兩者都需要大量的手工工作。此外,這些出口的存儲和管理是你的責任。

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    作者。斯亞姆-奧扎

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