21個你不知道的谷歌文檔功能

幾年前,當我漫不經心地瀏覽我的Facebook新聞提要時,我發現了一篇文章,告訴我我在使用紙質番茄醬杯時是完全錯誤的。

事實證明,你應該把杯子的兩邊扇開,以增加番茄醬的容量,像這樣。誰知道呢?好吧,我最近把這種冒險精神應用於我喜歡的另一件事–谷歌檔案。我的發現也同樣改變了我的生活。

當然,你可能已經使用Google Docs多年了,但正如我發現的那樣,很可能還有一些有用的功能你還沒有發現。例如,你知道你可以查看一份檔案的整個修訂歷史,以弄清什麼時候被修改了嗎?

以下是谷歌文檔提供的21項貼心功能,這些功能並不在很多人的視野之內。

谷歌文檔功能

 

  • 添加字體
  • 模板
  • 目錄側邊欄
  • 創建或刪除標題
  • 清除格式化
  • 創建一個檔案夾
  • 研究工具
  • 建議模式
  • 評論
  • 腳註
  • 查找和替換
  • 修訂歷史
  • 語音打字
  • 鍵盤快捷鍵
  • 創建您自己的快捷方式
  • 電話會議
  • 圖片編輯
  • 詞典
  • 語言口音按鈕
  • 添加一個新的頁面
  • 插入今天的日期

 

1.添加字體

當你創建一個新的文檔時,Google Docs開始為你提供近20種本地字體,你可以使用頂部編輯工具欄上的下拉列表進行選擇。但是,在同一個下拉列表中,還有幾十種字體和字樣可供你使用。

要添加額外的Google Doc字體,請開啟你的文檔,並點擊編輯工具欄上從左邊開始的第三個字體下拉框。你的默認字體應該是Arial,如下面的截圖所示。

當你的起始字體列表出現時,點擊 “更多字體…… “選項–向下的第一個選項,如上面的截圖所示。這將開啟一個額外字體的窗口,如下圖所示。

在出現的窗口中,如上圖所示,勾選你想添加到起始字體下拉列表中的字體。然後在底部選擇 “確定”。你甚至可以通過使用 “顯示 “下拉菜單來探索新字體的一般主題和外觀。

當你回到你的文檔視圖時,你應該看到你選擇的字體包含在字體下拉列表中。

2.模板

當你可以使用一個模板時,為什麼要從頭開始?無論你是用Google Docs來寫簡歷、起草項目建議書、製作商業信函、正式的會議記錄,還是設計小冊子,你都可以肯定有相應的模板。事實上,幾乎你所有的業務需求都有模板。對於每個類別,你會發現有多個模板可供選擇。

這個功能並不完全是隱藏的,但它經常被忽視。你可以在谷歌文檔主頁的頂部找到所有這些模板。點擊右上方的 “更多 “來瀏覽所有的選項。

3.目錄側邊欄

寫一個長的檔案,有很多小節,讀者可能想跳到這些小節?方便的 “目錄 “插件會自動創建一個導航側欄。只需點擊邊欄中的標題和副標題,就可以輕鬆地從一個地方跳到另一個地方。如果你的檔案真的很長,它可能會有點慢,但它可以做到這一點 — 而且它仍然比滾動要好。

要找到這個附加組件,請點擊這裡,或者開啟你的文檔,從頁面頂部的菜單中點擊附加組件。選擇獲取附加組件…並蒐索 “目錄”。

4.創建或刪除頁眉

當創建一個有許多頁的Google文檔時,頁眉和頁腳特別有用。你可以創建一個頁眉,其中包括檔案標題、每頁的頁碼,或同時包括每頁的標題。

創建頁眉

要在Google Docs上創建一個頁眉,請雙擊你的一個頁面的最上面,然後開始輸入你的頁眉文本。你也可以從頂部的導航工具欄中選擇 “插入”,然後將你的光標懸停在 “頁眉和頁碼 “上,以獲得一個滑出的選項,允許你通過增加數字來排列你的頁面。

使用這兩個過程,你將創建一個標題,看起來像下面的截圖。這將出現在每一頁上。

刪除頁眉

但是,一旦你創建了這個頁眉,刪除它並不是一個明顯的選擇。要從Google Docs中刪除頁眉,只需刪除頁眉中的文字,然後點擊頁眉空間,回到文檔的正文中。

改變檔案頭的大小

要縮小Google文檔中的頁眉尺寸,並將這一空間用於更多的正文文本,可以改變頁面的邊距。要做到這一點,請點擊頂部導航欄中的 “檔案”,然後點擊 “頁面設置…”

在這裡,你可以將頁邊距縮小到一個自定義的尺寸,或者使用下面截圖中顯示的選項中預設的 “紙張尺寸”。這將使你能夠根據自己的喜好拉進或推出頁眉頁邊距。

5.清除格式化

如果你曾經從另一個地方將文本粘貼到谷歌文檔中,你可能遇到過格式問題。它也可能因為其他各種原因而發生。與其手動編輯文本以適應正確的格式,你可以簡單地高亮顯示有問題的文本,然後在工具欄上選擇 “格式”>”清除格式”。砰。這將使外國文本的格式與你檔案的其他部分相適應。

6.創建一個檔案夾

因為Google Drive將你的檔案存儲在雲端,所以很多人經常使用同一個Drive賬戶來互相分享檔案。隨著時間的推移,這可能使你難以組織自己的檔案。為了把它們都存放在一個整潔、安全的地方,可以為你或你的團隊建立一個Google Docs檔案夾。

要為你的谷歌文檔創建一個新的檔案夾,請選擇你的Drive賬戶左上方的藍色 “新建 “按鈕。這也是你創建谷歌文檔的地方,如下圖所示。

在出現的選項中,選擇 “檔案夾”,用你能記住的標籤來命名你的檔案夾。這個檔案夾就會出現在 “我的驅動器 “的 “檔案夾 “部分,如下圖所示。

7.研究工具

研究工具對於任何在Google Docs中寫需要在線研究的東西的人來說都是天賜良機。為什麼?它允許你在不離開文檔的情況下研究和參考網上的信息和圖片。這意味著不再需要無休止地在標籤頁之間來回點擊。

你可以通過以下三種方式之一在電腦上開啟研究工具。

 

  • 開啟你的文檔並開啟屏幕上方的工具菜單,然後從下拉菜單中點擊研究。
  • 在一個特定的詞上點擊右鍵,選擇研究。
  • 使用鍵盤快捷鍵Ctrl + Cmd + Shift + I(Mac)或Ctrl + Alt + Shift + I(PC)。

 

下面是我在文檔中右擊 “威爾士柯基犬 “這一短語時的情況。

當我選擇 “研究’威爾士柯基'”時,研究工具出現在我的文檔的右側。它看起來像這樣。

當你第一次開啟 “研究 “工具時,它可能會根據你已經寫過的內容,向你顯示與它認為你正在研究的內容有關的主題。你可以通過點擊這些建議的主題進行研究,或者你可以在搜索欄中輸入你自己的搜索詞。

你還可以選擇當你搜索一個術語時,你希望該工具吐出什麼類型的內容。使用搜索欄旁邊的下拉菜單可以看到該主題的不同類型的信息。

根據谷歌的支持,以下是每種類型的含義。

  • 一切。與你的主題有關的任何來源的文本和圖像。
  • 圖片。在網上找到的與你的主題相關的圖片。
  • 學者。與你的主題有關的教育信息,你可以閱讀,添加到你的檔案,或在腳註中引用。
  • 引語。與你的主題相關的名言,你可以將其添加到你的檔案中。
  • 詞典。與你的主題有關的定義、同義詞和反義詞。
  • 個人。來自你的個人文檔、電子表格、演示文稿和照片的結果,你可以從你的檔案中開啟、引用或鏈接到它們。
  • 表格。與你的主題相關的表格中的資料,你可以開啟、引用或導出。

現在,研究工具只在電腦和安卓移動設備上可用。(在此了解如何在安卓設備上使用該工具)。 )

8.建議模式

雖然在文檔中編輯和修改的能力很好,但有時你只想提出修改建議–而不是實際進行任何修改。這就是Google Docs的 “建議 “模式的用武之地。

它的工作原理很像微軟Word中的評論。首先,通過點擊開啟的文檔右上方的鉛筆圖標,從 “編輯 “模式切換到 “建議 “模式,然後選擇 “建議”。

從這裡開始,你添加、刪除或以其他方式改變的任何內容都會在文檔中顯示為彩色標記,並在右側伴有細節,如建議者的名字和時間戳。

圖片來源。谷歌支持

9.評論

如果你想對你正在工作的Google文檔提出問題,做筆記,或者強調你所做的修改,你可以直接在文檔中留下評論。評論可以作為一個對話線,因為人們可以回复它們並進行對話。當評論完成後,你可以關閉評論線。你也可以在任何時候編輯或刪除你的評論,如果你擁有該檔案,也可以編輯或刪除其他人的評論。

要添加評論,突出顯示你想評論的文本或圖像。然後,從屏幕上方的菜單中選擇插入,並從下拉菜單中選擇評論。

從那裡,一個空白的評論將出現在你屏幕的右側。

在評論中標記人

想在一個檔案上發表評論並引起某個特定人的注意?你可以通過在評論中標記他們來做到這一點。你所要做的就是添加一個@或+符號,然後開始輸入他們的名字或電子郵件地址。谷歌文檔會根據你的Gmail聯繫人給你幾個選項,一旦你提交了評論,它就會給你提到的那個人發一封郵件,通知他們。

如果那個人還沒有訪問該檔案,你會被要求為他們選擇權限級別。

10.腳註

腳註是添加到你的谷歌文檔中的快速和簡單的東西,但沒有多少人知道它們。要添加一個腳註,把光標放在你想讓腳註出現的檔案部分,然後進入插入>腳註。在那裡,簡單地在腳註中輸入你想要的東西,然後點擊文檔進行保存。

11.查找和替換

你是否曾經想在一個文本檔案中找到多個錯誤的實例,並同時糾正它們?谷歌已經註意到了你的呼聲,推出了這一靈巧的快捷方式。

如果你曾經在微軟Word中使用過 “查找和替換”,你很幸運。Google Docs讓它變得同樣簡單。

要在你的文檔中找到特定的東西,在你的頂部導航欄中選擇 “編輯”,然後點擊下拉菜單底部的 “查找和替換”。你也可以在蘋果鍵盤上輸入Command + F(或在Windows鍵盤上輸入Ctrl + F),然後在谷歌文檔右上方出現的方框中點擊”… “圖標。

這兩個過程都會調出下圖所示的窗口,你可以在那裡輸入你想找到的文本,並用更正後的文本替換它。如果錯誤出現不止一次,點擊 “全部替換”。

12.修訂歷史

說到修改內容……你有沒有想過看到你(或其他人)在Google文檔中的所有修改?更妙的是,你有沒有想過回到過去,恢復到你文檔的早期版本?多虧了修訂歷史功能,你可以做到。而且,這很了不起。

你所要做的就是開啟文檔,進入檔案>查看修訂歷史。你的屏幕右側會出現一個面板,顯示誰在什麼時候做了修改的概況。要想更深入地了解所做的修改,請點擊概覽列表下面的詳細修訂按鈕。

13.語音打字

你的瀏覽器是谷歌瀏覽器嗎?有一個內置在你的設備上或從外部連接的有效麥克風嗎?那麼你就可以用你的聲音在谷歌文檔中 “打字”。要表示一個標點符號,只需大聲說出它的名字,如 “句號”、”逗號”、”感嘆號 “或 “問號”。要開始一個新的行或新的段落,大聲說 “新行 “或 “新段落”。

要進行語音輸入,請開啟一個文檔,從頁面頂部的菜單中點擊 “工具”。從下拉菜單中選擇語音輸入…。當你準備好說出你的文字時,點擊麥克風或按Cmd + Shift + S(在Mac上)或Ctrl + Shift + S(在PC上)開始錄音。

想在手機上的Google Docs中進行語音輸入?語音輸入只適用於電腦,但許多iOS和Android移動設備都有內置的麥克風,你可以在文檔中使用。

14.鍵盤快捷鍵

了解你正在使用的任何應用程式的鍵盤快捷鍵是一件令人滿意的事情,而谷歌文檔有大量的快捷鍵可供選擇。很多都與其他應用程式相同,如Cmd+C(Mac)或Ctrl+C(PC)粘貼,或Cmd+B(Mac)或Ctrl+B(PC)加粗。但它也有一些獨特的功能。以下是我最喜歡的幾個。

  • Shift + T = 創建一個新文檔。
  • Ctrl + Alt + M = 插入一個評論。
  • Alt + I(在谷歌瀏覽器中)或Alt + Shift + I(在其他瀏覽器中)= 開啟 “插入 “菜單。
  • 按住Ctrl + Alt,按N然後按H = 移動到下一個標題。

請看這裡的完整列表。

當你在文檔中工作時,要顯示常用的快捷鍵列表,在Mac上按Cmd + /,在Chrome OS或Windows上按Shift + /或Ctrl + /。你也可以直接點擊屏幕左上角的齒輪圖標,從下拉菜單中選擇 “鍵盤快捷鍵”。

15.創建你自己的快捷方式

谷歌文檔可能有很多快捷鍵可供我們使用,但如果我們想做一些自己的快捷鍵呢?要創建自定義的快捷方式,請進入工具>首選項>自動替代。你可能會發現裡面已經有一些了(比如把1/2改成1/2),但你可以隨意添加一些你自己的。

16.電話會議

谷歌文檔是一個協作平台–而 “UberConference “插件讓你從文檔中直接進行音頻電話會議,從而使其更具協作性。你所要做的就是開啟該插件,並邀請你的朋友或同事。當他們接受時,每個人都將能夠在參與電話會議的同時查看和編輯檔案。

要找到該附加組件,請點擊這裡,或開啟你的文檔,從頁面頂部的菜單中點擊附加組件。選擇獲取附加組件…並蒐索 “UberConference”。

17.圖片編輯

一旦你把圖片插入到你的文檔中,你仍然可以在文檔中編輯它。點擊文檔中的圖像,頂部的工具欄就會變成你可以用來編輯圖像的所有工具。裁剪、遮蓋、添加邊框……這裡面有很多可能性。

下面是兩個偉大的圖像編輯技巧的例子:剪裁和添加邊框。(如果你想把一張圖片重設為原始形式,只需選擇該圖片並點擊工具欄上的 “重設圖片 “圖標即可。)

裁剪工具

在你的文檔中選擇一個圖像,然後點擊工具欄上的裁剪圖標。在那裡,拖動藍色手柄,直到你把圖像裁剪成你喜歡的樣子。要保存它,請點擊鍵盤上的 “Enter “或直接點擊回到你的文檔中。

邊框

要給任何圖像添加一個黑色或彩色的邊框,選擇圖像並點擊工具欄上的線條顏色圖標(看起來像一支鉛筆)。選擇你想要的邊框的顏色,然後就可以了。要保存它,只需點擊圖像外。

18.詞典

你有沒有寫過一個詞,並想仔細檢查你是否正確使用它?寫了一個詞,想找一個同義詞呢?與其開啟一個新的瀏覽器窗口,你可以在你的文檔中查找該詞的定義,並獲得同義詞建議。

你所要做的就是突出該詞,右鍵點擊它,然後選擇 “定義”。研究工具將為你在互聯網上查找該詞,其定義將出現在你屏幕的右側。

19.語言口音按鈕

記憶口音快捷鍵(並把它們弄錯),開啟國際鍵盤並手動點擊按鍵,以及從其他檔案中復制/粘貼的日子已經過去了。如果你發現自己用英語以外的語言寫作,”簡易口音 “插件可以為你節省大量的時間。它可以讓你直接從文檔中的側邊欄插入20種不同語言的口音。

要找到這個附加組件,請點擊這裡,或者開啟你的文檔,從頁面頂部的菜單中點擊附加組件。選擇獲取附加組件…並蒐索 “輕鬆口音”。

20.添加一個新的頁面

如果你的谷歌文檔沒有自動添加新的頁面,你可以自己添加。要做到這一點,請向下滾動,點擊並將你的光標放在你想讓頁面中斷的地方。然後進入 “插入”,點擊 “中斷”,再點擊 “分頁”。你會看到一個頁面結束,另一個頁面開始。

21.插入今天的日期

不幸的是,沒有一個快速的方法可以在谷歌文檔中插入日期。你需要使用文檔的腳本編輯器來做這件事。幸運的是,網上有一些預先創建的代碼,你可以插入到腳本編輯器中,使 “插入日期 “在頁面的設置中彈出。這裡有一個來自Quora的代碼,還有一個來自SlackExchange。

要開始這個過程,進入你的文檔,點擊工具,然後點擊腳本編輯器。

你會被帶到一個頁面,在那裡你可以粘貼腳本。一旦你选择的脚本被插入并保存了你的工作,你应该能够刷新你的文档,并在工具栏上看到一个新的按钮,上面有新的项目可以插入,包括日期。

请记住,这个按钮可能有不同的选项,取决于你选择的代码。有些代码可能只是在你的工具栏上有一个 “插入日期 “的按钮,而其他代码可能会增加一个按钮,上面写着 “实用工具 “或 “更多工具 “之类的话。

对于那些不是超级喜欢编码的人来说,手动插入日期,或者在标题中输入日期,使其出现在所有页面上,可能会比较省时。

与谷歌合作的更多方式

我敢打赌,你至少不知道这些方法……现在你知道了,在你的下一个Google文档中好好利用它们吧。想知道更多使用谷歌来创建有效的营销活动的方法吗

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