為什麼 OST 文件大於郵箱大小 [已解決]

概括:Outlook 脫機數據 (OST) 文件將用戶的所有郵箱數據存儲在本地計算機上。郵箱項目佔 OST 文件大小的主要部分,但它還包括一些其他項目,例如公用文件夾、隱藏項目等,這些項目可能導致 OST 文件大小比郵箱大。在這篇文章中,我們將討論“為什麼 OST 文件比郵箱大”的一些原因以及由於 OST 文件過大而可能出現的問題。此外,您會發現一些有助於減小 OST 文件大小的方法。

脫機存儲表或 OST 是 Outlook 數據文件,它是 Exchange 服務器上用戶郵箱的精確副本,本地存儲在 PC/系統上。此 Outlook 數據 (.ost) 文件包含自上次與服務器同步以來的整個 Outlook 郵箱信息。

OST 文件可幫助用戶在 Exchange Server 不可用時脫機工作。

雖然 OST 文件是用戶郵箱的精確副本,但它的大小並不能真正反映郵箱的大小。除了郵箱項目之外,文件中還存儲了許多其他項目,這些項目可能會佔用更大的空間。OST 文件中存儲的項目取決於您使用的是 Exchange 服務器還是 IMAP 帳戶。

筆記:如果您使用的是 Outlook 2013 或更高版本,則 OST 文件的大小也可能小於郵箱。這是因為 Outlook 2013 及更高版本會壓縮某些特定的文本流,同時將它們存儲在 Outlook 數據 (.ost) 文件中。

內容

  • 為什麼 OST 文件比郵箱大?
  • 由於 OST 過大導致 Outlook 出現問題
  • 如何減小 OST 文件大小?
  • 總結

為什麼 OST 文件比郵箱大?

以下是 Exchange 服務器帳戶的 OST 文件中保存的一些常見項目,這些項目可能導致 OST 文件大小大於郵箱:

  • 郵箱項目,例如電子郵件、日曆、任務、日記文件夾、聯繫人、便箋等。
  • 在 PST 文件中找到的隱藏項目和其他開銷。
  • 用戶添加為收藏夾的公用文件夾。
  • 已連接到 Exchange 服務器帳戶的其他郵箱的共享文件夾。
  • 在 Outlook 2016 中,當您連接到 Exchange Server 時,有兩種連接模式 – 緩存 Exchange 模式和聯機模式。使用緩存 Exchange 模式(用戶的默認設置),Outlook 2016 不依賴於持續的網絡連接來訪問用戶的信息。但是,Outlook 需要直接聯繫 Exchange 服務器以執行某些操作,即使它已配置在緩存交換模式下。這些操作適用於無法脫機使用的共享文件夾、設置/更改/取消外出消息、訪問無法脫機使用的公用文件夾、編輯規則、恢復對受權限保護的消息的權限以及恢復政策提示、郵件提示和忙/閒信息。如果您使用帶有緩存 Exchange 模式的 Outlook 2016,請注意,本地存儲的用戶 OST 文件可能比郵箱大小大 50-80%。使用緩存 Exchange 模式,與服務器數據文件格式相比,Outlook 2016 用於在本地保存數據的格式節省空間。

由於 OST 過大導致 Outlook 出現問題

由於 OST 文件過大,您的 Outlook 可能會遇到以下問題:

  • Outlook 可能無法打開或加載 OST 文件文檔
  • 向現有 OST 文件添加數據時出現問題
  • Outlook 應用程序可能會突然暫停或停止
  • 同步過程中可能會出現錯誤消息
  • 無法修復同步問題

如何減小 OST 文件大小?

您可以使用 Outlook 內置的郵箱清理工具來查看郵箱和不同文件夾的大小。此內置實用程序可以幫助搜索您可能想要刪除或導出到 PST 文件的大型或舊郵件。

通常,郵箱過大的主要原因是“已刪除郵件”文件夾很大。郵箱清理工具提供了查看已刪除郵件文件夾大小和清空文件夾的選項。

除了清空郵箱中的已刪除郵件外,還有多種方法可以減小 OST 文件的大小。您可以嘗試以下方法:

方法一:壓縮 OST 文件以減小其大小

當您從 Outlook 中刪除項目時,它不會減小 OST 文件的大小。刪除項目的空間變成了一個“空白空間”,它什麼都不存儲。

通過壓縮 OST 文件,您可以優化文件存儲過程,沒有空格。請注意,如果您壓縮 OST 文件,則不會丟失數據。您可以通過 Outlook 設置中提供的選項輕鬆壓縮文件。

方法二:OST文件的再創作

完成主要郵箱清理後,您可以選擇讓 Outlook 應用程序重新創建 Outlook 數據 (.ost) 文件而不進行壓縮,或者您可以等待自動壓縮。您也可以手動重新創建 OST 文件。

為此,請閱讀如何在 Microsoft Outlook 2007/2010/2013/2016 中重新創建 OST 文件。

方法三:應用同步過濾器

在涉及共享文件夾的幾種情況下,通常會在這些文件夾中找到最近的項目,而不是在其他文件夾中。如果您有一些非常大的文件夾,則可以選擇 setSynchronization Filters。這決定了哪些項目被同步並保存在 OST 文件中,因為它僅緩存基於過濾器集最近收到的項目,例如上週/月收到的項目或指定的任何其他日期。

同步過濾器可以幫助大大減少緩存項目和 OST 文件大小。

方法四:應用同步滑塊以減小 OST 大小

在 Outlook 2013 及更高版本中,有一個“同步滑塊”功能,它只緩存最近的電子郵件,例如 1 個月、3 個月、6 個月或 1 年,而不是完整的郵箱。

如果您使用的是 Outlook 2013 或更高版本,您可以使用此 Outlook 功能來緩存最新的電子郵件項目並減少 Outlook 數據 (.ost) 文件的大小。

您可以通過以下方式在 Outlook 中找到同步滑塊:文件 -> 帳戶設置-> 帳戶設置…-> 單擊電子郵件-> 雙擊您的 Exchange 電子郵件帳戶。

筆記:在 Outlook 2013 中,同步滑塊只能應用於您自己的郵箱(即鏈接到 Exchange 帳戶的主郵箱)。它不適用於緩存任何其他共享文件夾。但是,在 Outlook 2016、2019 和 Office 365 中,同步滑塊也可以應用於所有郵件文件夾。

方法五:禁用共享文件夾的緩存

如果您不希望對共享文件夾進行任何脫機訪問並且不定期訪問這些文件夾,則可以選擇禁用緩存共享文件夾的選項。此外,您還可以選擇不緩存共享郵件文件夾的選項。這可以幫助減小 OST 文件的大小。

方法六:通過禁用公用文件夾收藏夾的緩存來減小 OST 文件大小

如果 OST 的大小大於郵箱,您也可以嘗試禁用公用文件夾收藏夾的緩存。為此,您可以選擇禁用公用文件夾收藏夾緩存的選項,就像共享文件夾一樣。

方法七:嘗試刪除一些公共文件夾收藏夾

如果您不想完全禁用公用文件夾收藏夾的緩存,您可以選擇僅刪除一些公用文件夾收藏夾的選項。此外,您可以只選擇幾個子文件夾,而不是減少正在緩存的數據量。

方法8:應用存檔策略以減小郵箱大小

為了提高性能並減小郵箱大小,您可以使用 Exchange 存檔策略自動將電子郵件從主郵箱移動到存檔郵箱。

當您將存檔策略應用到用戶郵箱時,來自主郵箱的郵件會在設定的時間段後自動移動到存檔郵箱。您可以通過創建使用“移動到存檔”保留操作的保留標籤來應用存檔策略。

總結

Microsoft Outlook 郵箱會隨著您接收電子郵件和創建項目而增加,從而使 OST 文件大於郵箱。但是,如果您查看 OST 文件大小,您會發現它實際上並不代表郵箱大小,但它還存儲了許多其他項目。這可能會導致 OST 文件大於郵箱。

較大或過大的 OST 可能會導致 Outlook 性能出現問題,或者容易出現損壞和其他問題。您可以按照帖子中給出的方法減小 OST 文件的大小。

萬一 OST 文件太大,最好備份並保存為 PST 格式的文件。您可以將 OST 轉換為 PST,因為它可以輕鬆移動到其他存儲位置並導入任何其他 Outlook 帳戶。

要將大型 OST 文件轉換為 PST,您需要專門的 OST 到 PST 轉換器工具,例如 Stellar Converter for OST。

這個 DIY 軟件可以輕鬆地將大尺寸的 OST 文件轉換為 PST,只需點擊幾下。該軟件的技術人員版還可以拆分和壓縮大型 PST 文件,從而確保 Outlook 的最佳性能。

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